知識

專案辦公室 戴佳琪

因疫情而起的work form home模式

五月中以來台灣Covid-19 疫情爆發，公司也配合政府呼籲進行分流上班，也讓有需要的同仁提出申請後能夠work form home。但面對和過去每天進公司在公司上班習以為常的工作模式，除了公司會擔心是否會影響工作效率之外，相信，在家工作者也不免擔心居家與工作模式難以切換；而當界線難以分辨時，可能就會影響自己原有的固定生活作息。
例如，原本的上班模式：讓自己順利的從起床→早餐→通勤→上班。變成WFH模式：起床→早餐→上班；這整個從起床到工作就定位的流程可能原本從1小時會直接變為10分鐘。過往的通勤時間，我們可能邊搭著公車、捷運等大眾運輸工具，一邊思考著今天有哪些待辦任務，或是趁機聽聽音樂、Podcast調整心情開始為工作暖機。
但當開始在家工作時，如何開啟這個從居家轉化到上班的過程，因此儀式感開始被談論起，而儀式感的精神與如何實作，就是可以幫自己好好設計的有趣之處了。

儀式感設計是什麼

儀式是一種象徵性的行為，它幫助你從一種意識狀態轉移到另一種意識狀態。儀式通常與精神有關，但其核心是幫助您從一個階段過渡到另一個階段；幫助您刻畫日常生活中的特殊時刻，並在可能重複、乏味的日常生活中激發意義的火花。
儀式感設計至少有三種不同層次：
1. 以設計流程在我們生活中創造新的儀式。例如：我在寫作前會選擇符合情境的音樂，再來為自己泡杯咖啡然後編列大綱，最後才是開始撰寫，這就是我啟動寫作前的儀式。
2. 以現有的或歷史的儀式來指導新產品和服務的設計。例如：日本的千利休的茶道儀式，它讓在此之前追求華麗高價的風格轉化成「侘寂」—「侘」為簡樸，「寂」為欣賞殘缺。現代的日本茶道依循這樣的路線不斷的進化中。
3. 透過我們現有的或丟失的儀式來重新設計流程，使我們的儀式更宜居和更好。例如：正念冥想 - 透過一種讓大腦與身體放鬆的方法，讓自己的內心放空以釋放壓力，提升專注力與幫助睡眠等。

如何創造在家工作的儀式感設計

當你想要為自己創造有活力的工作模式，儀式感的設計可以試試看這麼做。
1. 先盤點現有在家工作的流程：找出可以轉化的節點。
2. 設定整個儀式最後想達成的目標：幫助自己進入工作模式
3. 找出儀式的「符號」：「符號」必須是實體的形式存在，以便自己執行此行為。
4. 創造屬於自己的在家工作儀式：將「符號」融入到啟動工作的流程中，設計出新工作儀式。
因此，以我自己舉例，泡咖啡完成後，「咖啡」便是我的符號，提醒了我該進入工作模式囉!
也有人因為和家人需要家中的不同空間進行工作，像餐桌，可能就是很多人會選擇轉變成工作桌的地方。要如何使用這個桌子切換上班與下班模式，除了在上班前和下班時把一般必要的筆電和螢幕搬到餐桌上和移除以外，選擇的「符號」建議能在你的精神、情感和智力層面上起作用的。像一盆鮮花、薰香等物品，在上班時放到餐桌上，下班後移除讓餐桌回到一般使用模式，也都是可以參考的選擇。

work form home儀式感應用至產品

儀式感設計也開始被軟體公司所探索，微軟的Teams安排“虛擬通勤”，它不會為你啟動汽車或乘坐地鐵，但它會提醒用戶一天的工作結束，建議任務幫助員工放鬆，期望讓用戶達成工作與生活上的平衡。
Teams 將提示用戶將任務列為已完成或將其添加到明天的待辦事項列表中，工具會詢問用戶辦公前的感受，若他們覺得無所適從，系統便會提醒用戶調配工作，安排休息時間紓緩壓力。同時透過與 Headspace 應用，要求員工評價他們一天的進展並建議引導冥想。

結論

儀式感設計，不只單純為我們的生活或是創造新體驗，也能化為實際的商業設計，解決用戶問題並帶來效益。不過以微軟Teams這個案例來說，也有人認為與其透過虛擬通勤的手法，真關心用戶，倒不如鼓勵多多找到冷門時段出去活動筋骨，對健康可能更有幫助。不知道在讀完本篇文章之後，是否已經有儀式感設計的靈感了嗎?